Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

L'application ALICEA est éditée par ALICEA, dont le siège est situé 43 quai des Chartrons, 33000 Bordeaux (ci-après « ALICEA », « nous »).

ALICEA agit en qualité de responsable du traitement pour les données liées à la création et à la gestion des comptes utilisateurs, à la facturation, au support et à la sécurité du service. Pour les données que les cabinets saisissent au sujet de leurs propres clients, ALICEA agit en qualité de sous-traitant : le cabinet en reste le responsable du traitement.

Pour toute question relative à la protection des données : rgpd@alicea.fr.

2. Champ d'application

Cette politique s'applique :

• à la plateforme web accessible depuis alicea.io (espaces cabinet et client) ;
• à l'application mobile ALICEA destinée aux dirigeants et clients des cabinets (iOS et Android) ;
• aux services associés (notifications, signatures électroniques, import de documents, échanges par messagerie interne).

Elle ne couvre pas les sites et services tiers vers lesquels l'application peut renvoyer ; ceux-ci disposent de leurs propres politiques de confidentialité.

3. Données que nous collectons

3.1 Données de compte et d'identité

Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, rôle/fonction, mot de passe (stocké sous forme chiffrée), et préférences d'affichage.

3.2 Documents, photos et pièces justificatives

Dans l'application mobile, vous pouvez prendre en photo ou importer des documents (factures, notes de frais, justificatifs, pièces d'identité dans le cadre des obligations de conformité, etc.). Ces fichiers et les métadonnées associées sont transmis à votre cabinet via votre espace sécurisé. L'appareil photo et la photothèque ne sont sollicités qu'au moment où vous choisissez d'ajouter un document ; aucune capture n'a lieu en arrière-plan.

3.3 Données bancaires et comptables

Selon les fonctionnalités activées par votre cabinet, l'application peut traiter des données comptables et des informations bancaires (relevés, mouvements, rapprochement de pièces justificatives). Les coordonnées de paiement liées à l'abonnement sont gérées par notre prestataire de paiement et ne transitent pas en clair par nos serveurs.

3.4 Données de communication

Contenu des messages échangés via la messagerie interne, des demandes de support, et des e-mails envoyés depuis l'application lorsque vous utilisez ces fonctionnalités.

3.5 Données d'usage, techniques et matériel

Journaux de connexion, adresse IP, type et modèle d'appareil, version du système d'exploitation, navigateur, pages et fonctionnalités consultées, horodatages. Ces données servent à sécuriser le service, à prévenir la fraude et à améliorer le produit.

3.6 Données de conformité (LAB / KYC)

Dans le cadre des obligations légales de lutte contre le blanchiment, l'application peut traiter des données d'identité renforcées : copies de pièces d'identité, justificatifs, date de naissance et données de bénéficiaires effectifs, y compris la vérification de ces identités contre les registres officiels (gel des avoirs). Ces traitements relèvent de la responsabilité du cabinet.

3.7 Données de téléphonie

Lorsque la téléphonie est activée par le cabinet, l'application conserve un journal d'appels (numéros, horodatage, durée) rattaché aux dossiers.

3.8 Signatures électroniques

Documents signés électroniquement et éléments de preuve associés (horodatage, journal d'événements), conservés à des fins probatoires.

Sources des données. Les données proviennent directement de vous (saisie, dépôt de documents), indirectement (votre cabinet, agrégateurs bancaires, registres publics d'entreprises) et automatiquement (journaux techniques lors de l'utilisation).

4. Autorisations de l'application mobile

Autorisation	Pourquoi	Quand
Appareil photo	Photographier une facture, un justificatif ou un document à transmettre au cabinet.	Uniquement lorsque vous ouvrez la prise de photo.
Photos / fichiers	Importer un document déjà enregistré sur votre appareil.	Uniquement lorsque vous sélectionnez un fichier.
Notifications	Vous alerter (document à fournir, message, échéance, signature à effectuer).	Si vous les autorisez ; révocable à tout moment.

Ces autorisations sont facultatives et peuvent être retirées à tout moment dans les réglages de votre appareil. L'application ne collecte ni votre position ni vos contacts.

5. Finalités et bases légales

Finalité	Base légale (RGPD)
Création et gestion de votre compte, accès au service	Exécution du contrat
Transmission de documents et pièces à votre cabinet	Exécution du contrat
Traitement comptable et bancaire des fonctionnalités activées	Exécution du contrat / obligation légale du cabinet
Conformité anti-blanchiment (LAB/KYC)	Obligation légale
Facturation et gestion de l'abonnement	Obligation légale (conservation comptable)
Support et assistance technique	Exécution du contrat / intérêt légitime
Journal d'appels et rattachement aux dossiers (téléphonie)	Exécution du contrat / intérêt légitime
Signature électronique et conservation des preuves	Exécution du contrat / intérêt légitime
Sécurité, prévention de la fraude, journalisation	Intérêt légitime
Amélioration du service (statistiques d'usage)	Intérêt légitime
Communications liées au service (le cas échéant)	Consentement / intérêt légitime

6. Partage et sous-traitants

Nous ne partageons vos données qu'avec votre cabinet (destinataire principal) et avec des prestataires techniques (sous-traitants) strictement nécessaires au fonctionnement du service, chacun encadré par des clauses de protection des données conformes au RGPD. Les prestataires ci-dessous peuvent intervenir ; certains ne sont mobilisés que si la fonctionnalité correspondante est activée par votre cabinet.

Prestataire	Pays	Rôle
OVHcloud (SAS OVH)	France	Hébergement de l'infrastructure, des données et envoi des e-mails transactionnels
Stripe	UE / USA	Traitement des paiements et gestion des abonnements (coordonnées de carte tokenisées)
Bridge (Bankin')	France	Agrégation bancaire (DSP2) — connexion des comptes et récupération des mouvements, si activée
jeDéclare / ECMA	France	Collecte des relevés bancaires et téléprocédures comptables/fiscales, si activée
Pennylane	France	Synchronisation comptable, si activée par le cabinet
Silae	France	Import des données de paie / social, si activé
GoCardless	UE	Prélèvements SEPA (mandats, paiements), si activé
Ringover	France	Téléphonie — journal d'appels, si activé
B2Brouter	UE (Espagne)	Émission et suivi des factures électroniques (plateforme agréée)
Immofacile	France	Flux de biens immobiliers (module ventes immobilières)
Google	UE / USA	Messagerie Gmail du cabinet (si connectée) et cartographie / adresses (Google Maps)
Anthropic (Claude)	USA — clauses contractuelles types (CCT)	Fonctions d'intelligence artificielle (OCR de justificatifs, aide à la rédaction)
Géoplateforme (IGN) et Base Adresse Nationale (État)	France	Application mobile, indemnités kilométriques : recherche d'adresses, calcul d'itinéraire et fonds de carte. Les adresses saisies et les coordonnées des deux extrémités du trajet sont transmises à ces services publics, sans clé ni identifiant du compte
Annuaire des entreprises (État — DINUM, INSEE)	France	Application mobile, facturation : recherche d'une entreprise par nom ou SIREN pour préremplir un nouveau client (raison sociale, adresse). Seul le terme saisi est transmis à ce service public, sans identifiant du compte
Administrations françaises (INSEE, INPI, DGFiP, DG Trésor)	France / UE	Vérification d'entreprises et contrôles de conformité (LAB — gel des avoirs)

Certains prestataires ne sont mobilisés que si la fonctionnalité correspondante est activée par votre cabinet. Nous informons les cabinets de tout ajout ou remplacement de sous-traitant avec un préavis raisonnable. En dehors de ces cas, vos données ne sont jamais cédées, louées ni vendues à des tiers.

6.1 Intelligence artificielle

Les fonctions d'IA (lecture automatique des justificatifs, aide à la rédaction) s'appuient sur l'API d'Anthropic (Claude). Seules les données nécessaires au traitement demandé lui sont transmises, via nos serveurs. ALICEA n'entraîne aucun modèle d'intelligence artificielle avec vos données, et notre prestataire d'IA ne réutilise pas les contenus transmis par l'API pour entraîner ses modèles. La transcription audio/vidéo est momentanément désactivée, le temps d'y associer un prestataire conforme à ces mêmes exigences.

7. Hébergement et localisation des données

Les données de l'application sont hébergées en France (OVHcloud) et traitées en priorité au sein de l'Union européenne. Certains prestataires peuvent toutefois traiter des données en dehors de l'UE, notamment Anthropic (fonctions d'IA, États-Unis) et, selon les cas, Stripe et Google. Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées — clauses contractuelles types de la Commission européenne ou décision d'adéquation (Data Privacy Framework) — et limités aux seules données nécessaires.

8. Durées de conservation

Donnée	Durée
Données de compte et d'usage	Durée du contrat, puis jusqu'à 3 ans
Documents et données confiés au cabinet	Selon les instructions du cabinet et ses obligations légales de conservation
Données de facturation	10 ans (obligation comptable)
Journaux de sécurité	12 mois
Demandes de support	3 ans après clôture

À la clôture de votre compte, vos données sont supprimées ou restituées, sous réserve des durées légales de conservation applicables.

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes à l'article 32 du RGPD, notamment :

• chiffrement des échanges (HTTPS / TLS 1.2+) ;
• chiffrement des données sensibles au repos (AES-256 ou équivalent) ;
• authentification sécurisée et gestion des accès par rôles ;
• journalisation des accès et des opérations sensibles ;
• sauvegardes quotidiennes chiffrées avec tests de restauration ;
• isolement logique des données entre cabinets.

10. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition, retrait de votre consentement à tout moment (sans remettre en cause les traitements déjà réalisés), et le droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. ALICEA ne prend aucune décision produisant des effets juridiques fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Pour les données dont ALICEA est responsable, adressez votre demande à rgpd@alicea.fr, accompagnée d'un justificatif d'identité. Nous répondons sous un mois (prorogeable d'un mois en cas de complexité).

Pour les données vous concernant que votre cabinet traite dans ALICEA (en tant que responsable du traitement), adressez votre demande directement à votre cabinet ; nous l'assistons pour y répondre dans les délais légaux.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL — 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

11. Mineurs

L'application ALICEA est un outil professionnel ; elle n'est pas destinée aux mineurs et ne collecte pas sciemment de données relatives à des personnes de moins de 15 ans.

12. Cookies et traceurs

Dans l'application (espace abonné), seuls des cookies et jetons strictement nécessaires au fonctionnement du service sont utilisés : maintien de la session, sécurité (jetons anti-CSRF) et préférences d'affichage. Aucun cookie publicitaire ni traceur tiers à des fins de suivi comportemental n'est déposé dans l'application mobile.

13. Absence de vente de données et de publicité

Nous ne vendons pas vos données, ne les louons pas et ne les utilisons pas à des fins de publicité ciblée. Les données sont utilisées uniquement pour fournir et sécuriser le service décrit ci-dessus.

14. Modifications

Nous pouvons faire évoluer la présente politique pour tenir compte des évolutions légales ou techniques. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de modification substantielle, nous vous en informons par un moyen approprié (e-mail ou notification dans l'application).

15. Contact